Alexandre Didier : « Titulaire d’un master en management culturel, j’ai débuté en faisant plusieurs stages longue durée, notamment au festival Astropolis et à Rock en Seine avant de décrocher mon premier job au festival Marsatac, à chaque fois en tant qu’assistant de production. Je me suis ensuite spécialisé dans la billetterie en travaillant chez Digitick où j’occupais le poste de chargé de compte. J’ai eu l’opportunité de rejoindre Arty Farty en novembre 2014 en tant que chargé de billetterie et de médiation publique. »
Arty Farty est une association loi 1901 d’ingénierie culturelle européenne, née en 1999 et implantée à Lyon. Elle est investie dans la production d’événements culturels, le management artistique, les missions de conseils ou de direction artistique pour des entreprises, collectivités, institutions culturelles ou des festivals en France et dans le monde. L’association organise et produit depuis 2003 le festival Nuits sonores, un festival de cultures électroniques, indépendantes et visuelles profondément ancré dans son territoire, au rayonnement européen et international, qui reçoit le soutien de l’Union européenne et qui rassemble plus de 138 000 personnes. L’association organise depuis 2011 le forum European Lab, forum professionnel qui a vocation de connecter les acteurs culturels, politiques, économiques et médiatiques qui œuvrent au quotidien pour la refonte des modèles entrepreneuriaux et des politiques culturelles de demain en Europe.
MaGestionBilletterie : Quelles sont les activités et les missions que vous avez en charge au sein d’Arty Farty ?
Je m’occupe de la coordination de la billetterie et de la médiation publique au sein du pôle production d’Arty Farty. Il s’agit de définir nos différents besoins et nos différentes stratégies pour l’ensemble de nos activités soumises à la billetterie, de gérer la relation avec nos prestataires et partenaires, l’ensemble des tâches administratives et les aspects techniques qui y sont liés.
Il faut aussi s’occuper de toute la partie production, notamment pour l’ouverture de notre billetterie physique, ainsi que la coordination des équipes (salariés, service civique ou bénévoles).
La coordination de la médiation publique prend en compte le développement des publics pour l’ensemble des activités d’Arty Farty, l’accueil de ces publics sur nos événements et la bonne entente avec les riverains et commerçants de la ville.
J’assiste aussi notre directeur de production sur différentes missions comme la mise en place du cashless ou la gestion des adhérents de l’association à l’année et je m’occupe depuis cette année du merchandising.
MGB : Comment l’équipe billetterie d’Arty Farty est-elle structurée ?
Pendant une grande partie de l’année je suis seul à m’occuper de la billetterie et deux services civiques m’accompagnent sur la partie médiation.
Je recrute un(e) assistant(e) pour l’ouverture de notre billetterie physique 5 semaines avant le début de Nuits sonores et du forum European Lab ; il a pour principale mission la gestion de ce lieu. Nous travaillons avec deux billettistes en charge de l’accueil du public et de la vente des billets.
Pendant le festival, je m’appuie sur un coordinateur du contrôle d’accès grand public et une équipe d’une soixantaine de bénévoles.
Pour les co-productions comme le European Lab Winter Forum à la Gaîté Lyrique en 2015, je travaille directement avec les équipes des lieux que nous exploitons.
MGB : Comment commercialisez-vous vos événements, avec qui et pourquoi ce choix ?
Nous faisons nos premières mises en vente 6 à 7 mois avant nos événements, sans programmation, à tarif réduit, pour notre public le plus fidèle, via notre partenaire Digitick.
Chaque annonce de programmation est ensuite événementialisée avec une mise en vente dédiée. Nous travaillons en ITR Digitick avec les différents revendeurs. Une billetterie physique est ensuite ouverte un mois avant l’événement pour permettre à nos festivaliers d’utiliser les dispositifs de paiements de la région et de la métropole ou pour leur éviter de payer les frais de locations.
MGB : Quelle est votre retour d’expérience et vos conseils dans la mise en place du cashless dans un festival comme le vôtre ?
Nous sommes très satisfaits de cette première expérience. Une étude réalisée après le festival nous montre que notre public a complètement adopté ce moyen de paiement.
Il est nécessaire de se mettre à la place du festivalier pour anticiper au maximum ses demandes et ses attentes. Le cashless doit servir à améliorer l’expérience festivalière (moins d’attente, suivi des consommations, remboursement etc.) et pas l’inverse. Il y a un gros travail de communication et de médiation à réaliser afin d’optimiser au mieux ce service.
Le prestataire doit se montrer très présent, aussi bien dans la formation des équipes en amont que pendant l’exploitation. Il est aussi évidemment très important d’avoir un réseau fiable tout au long du festival.
MGB : La billetterie fait collaborer d’autres services, comme la communication et le marketing : quels types d’outils, dans la procédure de commercialisation, exploitez-vous pour accompagner la mise en vente, et qu’attendez-vous de la part de vos prestataires en termes de solutions ou d’innovations ?
Aujourd’hui Digitick est considéré comme l’un des partenaires médias de Nuits sonores car ils nous aident à obtenir de la visibilité et des mises en avant que l’on ne pourrait pas avoir seul.
Il y a en effet différents outils à prendre en compte dans le choix d’un prestataire comme ces mises en avant, le système d’accréditation, le CRM, le Big Data, le contrôle d’accès, le cashless etc. Il faut faire attention car il s’agit de métiers différents mais avec les rachats ou les rapprochements que l’on peut voir, ils tendent à s’unifier.
MGB : Quelle est la journée type pour vous, lors de l’un de vos événements ?
Je commence par faire le point des ventes et une rapide analyse de la journée de la veille. Les premières conférences du Forum European Lab commencent en début de matinée, il faut préparer les caisses, les invitations restantes et briefer les équipes. Je pars ensuite pour les NS Days, le festival de jour, où je coordonne les différentes équipes et m’occupe des litiges et des imprévus. La fin de journée se fait à la carte blanche (une des parties gratuites du festival Nuits sonores) puis nous ouvrons le site de nuit à 21h. La fin du contrôle d’accès se fait à 03h00, et le merchandising est fermé à 03h30.
MGB : Quels sont les axes que vous souhaiteriez améliorer à l’avenir, notamment en termes de préparation de l’événement, sa mise en place, etc. ?
Nous aimerions arriver à créer une vraie communauté de festivaliers pour leur proposer des tarifs réduits, des places en exclusivité ou d’autres avantages. Nous travaillons avec Le Sucre (un lieu culturel à Lyon) qui a mis en place un système de membership et nous souhaiterions à terme mutualiser ces cartes de membre.
En terme de préparation, le festival et le forum changent de lieux presque tous les ans, il faut donc tout réinventer !
MGB : En termes de sécurité, quels sont les moyens mis en place chez vous depuis les attentats de novembre dernier ?
Le dispositif 2016 n’a pas particulièrement évolué car il répondait déjà aux exigences d’une telle situation. Ceci étant dit, la sécurité a été renforcée dès la sortie des transports en commun, avec plusieurs pré-contrôles dans les rues autours de notre site principal, une fouille accrue et une augmentation des effectifs de police et d’agents de sécurité. Notre équipe technique travaille en étroite collaboration avec la préfecture et la ville de Lyon pour assurer au mieux la sécurité de nos événements.
MGB : Comment voyez-vous l’avenir du métier de la billetterie ?
Comme vous le disiez, il va falloir prendre en compte de nouveaux services comme la communication, le marketing, les nouvelles technologies etc. La billetterie doit évoluer dans ce sens pour permettre aux festivaliers de vivre une expérience améliorée. Les gens veulent profiter au maximum des concerts et nous devons leur faciliter la tâche, en leur proposant les meilleurs tarifs sur des événements pertinents et en limitant au maximum les files d’attentes par exemple. Le chargé de billetterie et les différents prestataires doivent être capable de répondre à cette problématique.
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